Gestão de equipes remotas: como ser líder no Anywhere Office

O termo “Anywhere Office, que passou a ser mundialmente conhecido durante a pandemia, já estava presente na Prosperidade Conteúdos.

No texto a seguir, mostrarei os passos dessa caminhada, algumas referências para quem está em busca de aprofundamento no assunto e as dores e delícias da gestão de equipes remotas.

Passo 1: a ideia na incubadora

Essa história começa em julho de 2019, antes mesmo da pandemia. Tinha planos para me mudar com minha família para outro país por conta da mobilidade que o marketing digital proporciona, mas a ideia principal era seguir atendendo o mercado brasileiro. 

Com o planejamento em mente, fui em busca de capacitação para entender se aquela era uma ideia viável. Até então, os atendimentos ao cliente e acompanhamento de projetos eram sempre realizados presencialmente, pelo menos de 1 a 2 vezes por mês — essa era a exigência —, mas estava disposta a tentar uma nova possibilidade porque o foco maior era ter uma experiência fora do Brasil. 

Neste contexto, alguns dias depois, meu sócio foi impactado pelo conteúdo do Officeless, que tem em sua definição ser “uma plataforma digital que ajuda líderes a adotarem o trabalho remoto para criarem equipes com pessoas mais produtivas, engajadas e realizadas — independente de suas localizações.”

Achei interessante e participei do que seria uma semana gratuita de imersão online. 

Este foi o primeiro contato que tive com a possibilidade de uma liderança remota, que não apenas englobava o home-office, mas o “anywhere office” — termo que se tornaria mundialmente conhecido algum tempo depois, com a pandemia. 

Este foi um grande divisor de águas para a Prosperidade, porque além de um conteúdo de excelentíssima qualidade, nos trouxe a certeza de que seria possível sonhar o sonho da mobilidade. Este já era um movimento de mercado — pouco explorado no Brasil, de fato —, mas ainda assim, possível. 

Passei a acompanhá-los em todos os canais: YouTube, site, podcast, até que decidi me aprofundar e me inscrevi no curso de Liderança Officeless — valeu cada centavo! 

Passo 2: entendendo a diferença entre Home Office e Anywhere Office

Pode parecer bobagem pensar em terminologias, mas ter contato com a diferença entre elas fez todo o sentido quando comecei a escrever a cultura da Prosperidade. O trabalho remoto pode acontecer home-office? Pode! Mas quando me dei conta que o “Anywhere Office” poderia abrir inúmeras possibilidades, a gestão remota passou a fazer muito mais sentido pra mim. 

Podemos traduzir o termo “Anywhere Office” como “Escritório em Qualquer Lugar”. Um modelo de trabalho ou prestação de serviços no qual colaboradores e autônomos têm total liberdade para escolher de onde preferem executar suas atividades — em um café, livraria, na praia, no campo ou ,também, em casa! 

Pensar nesse formato como parte da cultura da Prosperidade fez muito sentido; é impossível dissociar a vida pessoal da vida profissional, e ter os dois pontos em equilíbrio faz do ser humano alguém mais feliz, otimista e produtivo.

O primeiro conceito seria substituir o workaholic pelo healtholic. E hoje posso dizer com clareza que deu certo!

Passo 3: conhecendo os benefícios da gestão de equipes remotas

Uma coisa super positiva do trabalho remoto é que ele é benéfico para as duas partes: tanto para quem contrata, quanto para quem presta o serviço.

Baseado em feedbacks e em nossa própria experiência, trago a seguir alguns benefícios do “Anywhere office”

Benefícios para colaboradores

1. Liberdade e Flexibilidade

Trabalhadores remotos normalmente prezam pela liberdade e flexibilidade para escolher o que fazer com seu tempo durante o dia.

Aqui na Prosperidade, por exemplo, existem aqueles que trabalham o dia todo com algumas pausas ao longo do período, outros que preferem iniciar suas demandas à tarde Existem também os “corujas” — amantes da madrugada.

Quando você vai trabalhar é o que menos importa, desde que seja responsável e tenha disciplina com prazos e entregas. 

2. Mais tempo   
O trabalho remoto possibilita uma grande economia de tempo com deslocamentos para o escritório, este é outro dos grandes benefícios do modelo.

Esse período poderá ser investido em mais tempo pra você mesmo: seja estudando, fazendo esportes e cuidando de sua saúde mental, lendo um livro, tocando um instrumento, assistindo a um filme, dormindo. O que quer que faça sentido pra você!   

3. Menos ruídos

Um escritório tradicional costuma ser barulhento: telefones, pessoas, zumbidos. Embora isso seja ótimo do ponto de vista social, pode ser difícil trabalhar nesse ambiente.

Algumas pessoas precisam (e/ou preferem) trabalhar em silêncio total para se concentrar.

Trabalhar remotamente, principalmente em casa, permite o pensamento criativo e maior produtividade.

4. Economia de recursos financeiros

Um outro benefício do trabalho remoto é ter a oportunidade de fazer seu dinheiro render mais. Muitos prestadores de serviços recebem seus pagamentos baseados na média paga em grandes capitais.

Escolher viver no interior dos estados, por exemplo, significa ter menos custos e uma melhor liquidez do dinheiro. Isso também conta muito, certo?

Benefícios para os gestores 

1. Economia de custos

Escolher ter o escritório na nuvem tem como uma das principais vantagens a economia de custos com locação, alimentação, condomínio, água e luz, o que possibilita também pensar em trocar tais custos por uma aquisição de talentos mais madura, se for o caso.  

2. Fim dos limites geográficos para atrair talentos

Como gestora, considero este um dos grandes benefícios da cultura remota: a atração de talentos sem limite geográfico.

Hoje, por exemplo, nossa equipe está dividida pela América do Sul. A oportunidade de encontrar talentos que tenham não só habilidades técnicas, mas especialmente os mesmos valores e fit cultural com as empresas é uma grande vantagem.

3. Novas habilidades de comunicação

Quando novas pessoas começam a trabalhar remotamente, é possível que exista um impacto inicial. Normalmente, não estamos acostumados ao silêncio e à ausência de bate-papo no escritório.

Mas isso — acredite! — também pode incentivar uma melhor comunicação, pois as pessoas aprendem a falar com quem precisam, quando precisam, sem perder tempo, fazendo com que cada um a seja mais produtivo (o que, pra mim, foge do conceito de trabalhar mais, mas, sim, de trabalhar melhor, de maneira mais focada).

A comunicação cresce com o trabalho remoto, pois estimula a colaboração.

4. Tecnologia

Por fim, mas não menos importante, é válido relembrar que  tudo isso é possível graças à tecnologia! Internet, ferramentas de gerenciamento e gestão e aplicativos de mensagens formam o conjunto ideal.

Passo 4: experimentando os desafios da gestão remota 

É claro que os benefícios de trabalhar remotamente são inúmeros, mas também existe uma série de desafios. É sobre eles que falo a seguir:

O processo de comunicação

Você pode achar estranho… se logo acima sugeri comunicação como um benefício, como agora aparece como um desafio?

A resposta é que o processo até chegarmos a uma comunicação efetiva pode ser desafiador.
Isso porque, se levarmos em conta a comunicação assíncrona como principal fonte de troca entre as equipes, a maneira como entregamos a mensagem pode ter mais de uma interpretação.

Por isso, é imprescindível que toda a equipe esteja engajada para testar e encontrar melhores maneiras de se fazer entendido.

Quanto melhor for a comunicação, menores as chances de ruídos entre o que precisa ser realizado e entregue nos prazos referidos.

Como resolver este desafio?

Crie rituais de gestão para trabalhar ciclos de melhoria contínua com sua equipe. Isso ajuda todos a colaborarem e a validarem, juntos, quais práticas são ideais para a empresa. 

Construção de confiança

A construção de confiança pode ser bastante desafiadora, tanto para colaboradores quanto para gestores.

De um lado temos pessoas querendo dar o próximo passo em um trabalho remoto, mas com dúvidas sobre o dia a dia, sobre a seriedade quanto ao pagamento da prestação de serviços ou até mesmo inseguros quanto à própria capacidade de gerenciar seu tempo e demandas.

Do outro, temos gerentes e gestores preocupados e com medo da equipe não entregar o trabalho no prazo ou não ter a proatividade em levantar a mão para tirar toda e qualquer dúvida que possa existir no processo. 

Como resolver este desafio?

O primeiro passo é ser transparente!
Você pode criar confiança entre sua equipe remota sendo transparente sobre:

• As jornadas de trabalho
• As expectativas dos projetos
• Fluxos de envio de nota fiscal para recebimento
• Cronograma de pagamentos
• Atualização semanal sobre o status dos projetos.

Seja sempre muito honesto a respeito do que você espera para alinhar expectativas de quem trabalha com você. Esteja disponível a ouvir e dialogar sempre que necessário! 

Gerenciamento de projetos e acompanhamento de tarefas 
Gerenciar projetos em uma equipe remota pode ser um grande desafio, já que os gestores são responsáveis por garantir que prazos sejam cumpridos e metas dos clientes sejam alcançadas.

Como resolver este desafio?

Testar ferramentas de gerenciamento de projetos é a saída.

Aqui na Prosperidade Conteúdos, a primeira ferramenta que testamos foi o Basecamp. Ela era muito boa por um lado, porque reunia tarefas e comunicação instantânea no mesmo painel; por outro lado, não dava a visão geral que precisávamos para acompanhamento das demandas.

Então, decidimos testar o Studio Rock Content, que reúne não só o gerenciamento de projetos e tarefas, mas também traz um sistema financeiro integrado e o BI, que para nós é super importante para mapearmos lacunas e tomarmos decisões mais certeirasno gerenciamento da agência.

É importante salientar que dificilmente você encontrará uma ferramenta que atende a todos os pontos que precisa, mas vale ter em mente que este stack tecnológico é “vivo”.

Ou seja, algo que faz muito sentido hoje, pode não fazer mais sentido amanhã — assim como tudo que envolve inovação. E tudo bem mudar e experimentar novas possibilidades.

Passo 5: implementando a gestão remota 

O primeiro passo para implementar a gestão remota é estar aberto a quebrar alguns paradigmas sobre o trabalho. Gerenciar remotamente não tem a ver com microgerenciamento, mas, sim, com adotar a confiança e a autonomia como fatores principais. 

Com o que já aprendemos aqui na Prosperidade, algumas coisas fizeram total diferença:

Documente a cultura

Aqui na Prosperidade, o desenho da cultura que desejávamos foi a primeira coisa que desenvolvemos, porque entendemos que sem isso não seria possível atrair os talentos certos com os mesmos objetivos e princípios que os nossos.

Nossa principal referência é a cultura HubSpot. Apesar de bem menores, seguimos os mesmos valores e crenças. 

Busque referências

Depois de definir a cultura, buscamos muitas referências, histórias de sucesso e também frustrações acerca do que deu certo ou não deu certo nas empresas. Hoje, nossas três principais fontes de conteúdo são: Officeless, Basecamp e Doist.

A comunicação assíncrona como habilidade

Na gestão remota, é imprescindível que toda equipe treine continuamente a habilidade da comunicação assíncrona.

Ou seja, a troca de informações que não acontece em tempo real. Isso porque, na maioria das vezes, as pessoas não trabalham no mesmo horário, seja por conta de gerenciamento de tempo, seja por outras demandas ou até mesmo por fuso horário.

Por isso, é fundamental que todos consigam se comunicar bem por texto. Todas as informações sobre demandas e projetos devem estar atualizadas, contextualizadas e disponíveis para todos. 

Evite WhatsApp e mensagens de áudio

Apesar de parecer inofensivo, quando focamos na comunicação por WhatsApp, além de nos distrairmos com outros fóruns pessoais, não conseguimos ter a mensagem organizada e contextualizada.

De maneira geral, não há um cuidado com a qualidade de escrita e entrega de informações.

Um outro ponto negativo é que enviar mensagens de áudio impossibilita a busca de tópicos quando necessário. A sugestão é priorizar outra plataforma de comunicação específica para gestão. Aqui na Prosperidade, utilizamos o Slack, por exemplo.

Crie combinados com a sua equipe

• Tem algum dia que é esperado que todos estejam juntos?
• Câmeras ficam sempre abertas ou fechadas?
• Existe alguma regra de fundo de tela para entrar nas reuniões?
• Qual o SLA dos prazos e entregas?

Estabeleça bem os acordos, combinados e diretrizes com a sua equipe. Vale documentar um Manual de Boas Práticas, um documento “vivo”. Assim, para cada nova mudança ou diretriz, o conteúdo estará disponível para atualizações e terá sempre fácil acesso.

Estabeleça rotinas de feedback contínuo

Para que a gestão do time remoto dê certo, é fundamental estabelecer rotinas contínuas de feedback, dialogar sobre o que seus colaboradores têm a dizer, corrigir e também ouvir.

Quando todo o time se sente seguro para falar sobre o trabalho desenvolvido, o que está bom e o que falta, tudo se torna mais produtivo, dinâmico e construído em conjunto.

Conclusão 

Todo tipo de feedback traz impactos e é capaz de nos fazer refletir.

Embora eu considere a gestão remota uma oportunidade de aprendizado e mergulho profundo em questões interpessoais e especialmente na colaboração, sempre reitero para todos que passam por uma entrevista com a gente que trabalhar remotamente é ótimo, mas não é para qualquer um.

Se pintou uma grande oportunidade remota, mas pra você socializar é mais importante, pode até ser que dê certo por um tempo, mas não deve durar muito. Se a questão não é a socialização, mas a facilidade de organizar os blocos do dia a partir do deslocamento para o escritório, talvez o modelo remoto não seja para você. 

Mas também é importante citar, se a migração para o trabalho remoto for um desejo, algumas habilidades comportamentais essenciais: 

• Gestão de tempo 
• Organização 
• Colaboração 
• Responsabilidade 
• Disciplina 

Pare uns minutinhos e reflita: como é sua auto-avaliação quando pensa nessas habilidades? É algo natural? Você precisa de alguém te dizendo o que fazer o dia todo ou consegue controlar melhor seu tempo? Você é uma pessoa organizada? Se importa em colaborar e compartilhar conhecimento com os demais colegas ou prefere trabalhar apenas sozinho? É responsável com prazos e entregas? 

Estas são algumas reflexões importantíssimas a se fazer antes de tomar a decisão. Com grandes poderes, grandes responsabilidades, já dizia Spider Man. 

Para te motivar, deixo alguns depoimentos do próprio time para mostrar que SIM, é possível buscar maior qualidade de vida e equilíbrio e por isso, o trabalho remoto faz todo sentido. 

“Posso trabalhar de qualquer lugar, eles (gestores) demonstram preocupação com o bem-estar e qualidade de vida de quem está aqui e isso tem me permitido equilibrar melhor vida pessoal e profissional. Aprendi que é possível trabalhar sem precisar fazer do trabalho a sua vida.” – Jonas Carvalho

“A minha afinidade com as pessoas que integram e os pilares que alicerçam a agência me aproximaram da Prosperidade. Aqui aprendo todos os dias sobre questões técnicas e trabalho em equipe. Somos diferentes capítulos de um livro em construção, uma obra que só faz sentido quando as linhas se juntam.” – Lucas Amaral Nunes 

“Escolhi estar aqui primeiro por terem uma cultura, missão e valores que combinam com o que acredito e prezo e segundo por saber que posso ajudar a empresa a crescer e posso crescer junto com a empresa. Aprendi aqui a valorizar cada vez mais o autoconhecimento.” – Isabella Brilha

“É uma oportunidade de aprender técnicas de escrita que ainda não dominava completamente, focadas no digital; de aprender sobre como alcançar melhor o público e ter o conteúdo realmente lido pelas pessoas; de escrever sobre assuntos que entendo e gosto; e poder trabalhar livremente, de qualquer lugar, com uma dinâmica que me possibilita “viver além do trabalho”. Pode parecer simples, mas a dinâmica em grande parte das empresas gira em torno de “viver para o trabalho”. Aqui a gente consegue trabalhar bastante durante um período, mas estar onde quiser e fazer outras coisas em outros horários. :)” – Maurício Ferro

“Aqui me sinto acolhida, valorizada, bem remunerada, com perspectiva de crescimento, pela cultura da empresa, pela flexibilidade com horários de trabalho e por ser home office (que era meu sonho desde 2020). Aqui aprendi que o trabalho não precisa ser punitivo e inflexível para ser bom e cumprir objetivos. Eu já sabia que não precisava, mas a Prosperidade foi o único lugar onde vi isso se provar. Tenho aprendido a lidar melhor com as pessoas.” – Camilla Martimbianco 

“A forma de remuneração, as entrevistas sinceras e as missões da empresa fizeram com que eu me sentisse confortável para ser parte do time. O cliente a ser atendido também dialogava com meus trabalhos anteriores, o que faz eu me sentir num lugar seguro por ter as habilidades para a entrega desejada. Aprendi muito sobre diagramação e sobre diálogo aberto também. Os feedbacks semanais da equipe de design ajudam muito a manter uma constante nas expectativas e realidades, me trazendo para o chão porque estando remoto é mais difícil de saber se estamos agradando ou não dentro do escopo do trabalho.” – Diego Cavalheiro