Gestão de conteúdo: como evitar desperdícios e garantir resultados

Investir em uma robusta estratégia de marketing de conteúdo é essencial para marcas que desejam construir protagonismo digital, tornar-se autoridade em seu segmento, atrair tráfego orgânico expressivo, gerar leads qualificados e fomentar oportunidades de negócio. Porém, em meio a esse processo que já é naturalmente difícil, empresas (clientes) e agências costumam falhar num ponto crucial: gerenciar o fluxo de entregas e aprovações.

Muitas vezes, a marca contrata uma agência para produzir conteúdos valiosos, mas, por falta de organização (às vezes de ambos os lados), os processos de aprovação e publicação se tornam demorados. Com isso, as campanhas não saem do papel no momento certo, os materiais não performam como deveriam e o projeto naufraga. 

Esse problema é mais comum do que parece. Fazer conteúdo de qualidade é desafiador, mas imagine tê-lo e não colocá-lo no ar porque não há pessoas suficientes — ou não tão bem preparadas — focadas nesse processo?

Aqueles que pensam que isso pode ser facilmente resolvido com ferramentas de gestão (são importantíssimas, de fato), eu os convido à leitura deste artigo, pois a questão é um pouco mais complexa, muitas vezes recorrente e até negligenciada.

Atrasos na aprovação: quando a demora custa caro

Sem uma gestão eficiente do fluxo de trabalho, é comum que o processo de aprovação de conteúdos se arraste, especialmente quando vários profissionais ou áreas precisam validar o material. Essa demora afeta diretamente a performance da estratégia.

Quando um conteúdo não é publicado no momento adequado, ele perde relevância. E sem publicações constantes, a estratégia digital não consegue gerar tráfego qualificado suficiente nem nutrir o público alvo e criar oportunidades de conversão. 

Isso cria um problema para as duas pontas do projeto. Como justificar o ROI (retorno sobre o investimento) para superiores da empresa se não há a quantidade de conteúdos no ar previstos para a estratégia evoluir e gerar resultados em um determinado período? Pelo lado da agência, isso aumenta os riscos de não renovação ou até mesmo o fim antecipado do contrato.

Mas de quem é a culpa? Bom, não se trata de achar culpados, mas de arrumar soluções para mitigar esse problema e ter um projeto de conteúdo funcionando a todo vapor.

Um passo importante para as coisas começarem a dar certo é o alinhamento (inclusive de expectativas) entre as duas partes. Isso inclui volumetria e definição de prazos claros para cada etapa (e de seus responsáveis), desde o planejamento até a publicação. 

Ter um calendário editorial bem planejado ajuda todos os envolvidos a saber exatamente o que precisa ser feito e quando. Além disso, o uso de ferramentas de automação, como Trello, Basecamp, Asana ou Monday, pode simplificar o acompanhamento das tarefas, com alertas automáticos sobre prazos para evitar esquecimentos.

Outro ponto fundamental são as reuniões de checkpoint semanais (ou quinzenais, dependendo do tamanho do escopo) entre marca e prestador de serviço para alinhar o andamento do projeto, evitar que pequenos problemas virem grandes crises e fazer ajustes na estratégia.

PORÉM (e aqui tudo em caixa alta para chamar a atenção), eu particularmente já participei de projetos que usavam as mais modernas ferramentas de gestão e que não deram certo ou não tiveram todo o seu potencial aflorado por simples e puras falhas humanas.

No entanto, conheço mais cases positivos do que negativos no que se refere à gestão de projetos de conteúdo. Um deles considero especial: um grande cliente tinha contrato de 110 artigos mensais (uma quantidade muito expressiva) com a Prosperidade. Todo o controle de entrega, revisão, aprovação e publicação era minuciosamente feito numa “ESPETACULAR” simples planilha de Excel. O segredo era que havia gente exclusivamente dedicada a fazer as coisas funcionarem.

A importância de um gestor dedicado: quem é responsável pelo sucesso do projeto?

Muitas empresas sobrecarregam seus profissionais de marketing e/ou comunicação com várias atribuições, e o projeto de conteúdo acaba ficando em segundo plano — porque, queira ou não, nesse tipo de relação, o prestador de serviço gera demanda para o cliente, pois aprovar e gerir exige tempo e atenção.

O ideal é que o cliente tenha um Product Owner (PO) ou gestor responsável por acompanhar cada etapa do trabalho. Esse profissional atua como ponto de contato entre a empresa e a agência, para garantir que o cronograma seja cumprido e que o projeto avance conforme o esperado. 

É ele também quem cuida de todas as aprovações internas, seja com superiores e áreas de produto, seja com compliance. Não tem como a agência parceira participar 100% dessas etapas e, por vezes, há zero acesso a esses setores e profissionais.

Para a agência é obrigatório ter um gestor para o projeto. Para o cliente, seria ideal tê-lo para não desperdiçar recursos investidos nem o potencial da estratégia.

Gestão eficiente é diferencial entre sucesso e fracasso

Uma boa gestão de conteúdos evita não apenas atrasos, mas também o desperdício de recursos financeiros e de tempo. Quando agência e cliente estão alinhados e utilizam ferramentas adequadas, o processo flui de forma natural, sem retrabalhos ou materiais perdidos.

Para ser bem-sucedida, uma estratégia de marketing de conteúdo depende da produção criativa e da gestão eficiente do projeto. Sem prazos claros e com gaps nas etapas de aprovação, recursos são desperdiçados. 

Isso gera frustração para ambas as partes, compromete a performance e, muitas vezes, leva ao encerramento do contrato antes que os resultados possam aparecer, o que pode afetar os profissionais da empresa contratante dos serviços de conteúdo por causa da falta de retorno do investimento feito.

Por fim, é importante também que tanto a agência quanto o cliente se comprometam com treinamentos e capacitação das equipes envolvidas. Entender a importância de ter um processo eficiente pode fazer toda a diferença para o sucesso do plano.

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A Prosperidade Conteúdos tem sete anos de mercado e se destaca pela qualificação da equipe e por uma metodologia própria, que transforma cada projeto em case de sucesso para grandes marcas. Nossos redatores são jornalistas experientes, com passagens por veículos renomados e uma expertise diferenciada na criação de conteúdos relevantes e de alta performance.

Nosso foco vai além das boas práticas de SEO: priorizamos qualidade, credibilidade das informações e uma comunicação adequada com o público-alvo. Mas não paramos na produção de textos. Cada material é desenvolvido com uma análise aprofundada de dados, o que garante que nossas entregas tenham impacto e gerem resultados reais para os clientes.

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